Makalah Memperoses Dana Kas Kecil

Memproses Dana Kas Kecil

Membuat aplikasi spreed sheet untuk kas kecil

Tugas kelompok 2

Junia Riski Hosana Simanjuntak, Lidya Putri, Nurindah Maharani, Rachel Florencia Simatupang, Vanesa Zoe, Winiwati Oktarisna

Menjelaskan mengenai teori dan praktik pada kas kecil, sekaligus mempermudah perhitungan kas kecil menggunakan ms.excel, dan bagaimana untuk menjeleskan dan mempaparkan hasil dari kerja kelompok.

Memproses Dokumen Dana Kas Kecil

A.    ADMINISTRASI DANA KAS KECIL

Pengeluaran kas yang dilakukan perusahaan umumnya meliputi pengeluaran untuk pembayaran utang, dan operasional lainnya. Pembayaran digunakan dengan menggunakan kas kecil.

Tujuan pembentukan dana kas kecil adalah membantu kasir (petugas kas kecil) dalam pengelolaan keuangan untuk keperluan rutin perusahaan.

1.      Pengertian dana kas kecil

Dana kas kecil adalah sejumlah uang kas atau uang tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relative kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Misalnya: pembelian materai, perangko, rekening telepon, rekening listrik, rekening air, perlengkapan kantor, biaya keamanan, dan biaya kebersihan.

Dana kas kecil diserahkan kepada juru bayar kas kecil perusahaan yang akan bertanggung jawab penuh atas pengeluaran dan penggunaan dana kas kecil. Hal ini dilakukan untuk menjaga kelancaran penggunaan dana kas kecil dan menghindari bentuk penyelewengan. Pengisian dana kas kecil dapat dilakukan berdasarkan permintaan pemegang dana kas kecilsudah menipis atau dapat pula dilakukan secara periodik.

2.      Peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan dana kas kecil

Untuk dapat mengelola adm inistrasi dana kas kecil, peralatan yang dibutuhkan antara lain:

·         Formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil

·         Formulir permintaan pengeluaran kas kecil

·         Jurnal pengeluaran kas

·         buku jurnal kas kecil

·         buku laporan penggunaan dana kas kecil

·         bukti pengeluaran kas kecil

·         alat tulis dan alat hitung

3.      prosedur pengelolaan dana kas kecil

Pengelolaan dana kas kecil merupakan proses pengelolaan bukti transaksi dana kas kecil sampai pencatatan buku kas kecil. Beberapa prosedur pengelolaan kas kecil antara lain sebagai berikut:

a.       pembentukan dana kas kecil

Dana kas kecil dibentuk berdasarkan surat keputusan kepala bagian keuangan. Dalam perusahaan yang memiliki standar prosedur operasional, semua jenis pengeluaran kas melibatkan bagian utang sehingga unit organisasi yang terlibat dalam prosedur pembentukan dana kas kecil adalah bagian utang, bagian kasir, bagian jurnal dan laporan, serta pemegang dana kas kecil. Tugas masing-masing bagian adalah sebagai berikut:

1)      bagian utang

2)      bagian kasir

3)      bagian jurnal dan laporan

4)      pemegang dana kas kecil

b.      pengeluaran dana kas kecil

formulir yang digunakan dalam pengeluaran dana kas kecil terdiri atas formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil dan bukti pengeluaran kas kecil. Pihak yang terlibat dalam pengeluaran atau penggunaan dana kas kecil adalah penggunadana kas kecil dan pemegang dana kas kecil. Kegiatan masing-masing pihak adalah sebagai berikut:

1)      Pemakai dana kas kecil

a)      mengisi surat permintaan pengeluaran dana kas kecil sebanyak dua lembar untuk selanjutnya diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.

b)      menerima uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar pertama dari pemegang dana kas kecil.

c)      mengumpulkan bukti-bukti penggunaan dana kas kecil untuk dijadikan pendukung bukti peengeluaran kas kecil.

d)     mengisi formulir bukti pengeluaran kas kecil berdasarkan data bukti pendukung.

e)      menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar pertama kepada pemegang dana kas kecil untuk ditukar dengan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar kedua.

f)       menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar kedua yang telah dicap lunas dari pemegang dana kas kecil untuk diarsipkan.

2)      pemegang dana kas kecil

a)      menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2 dari bagian yang memerlukan dana (pemakai).

b)      menyerahkan uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 kepada pemakai dana kas kecil.

c)      menerima bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran kas kecil lembar 1 dari pemakai dana kas kecil sebagai bukti pertanggungjawaban.

d)     membubuhkan cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2.

e)      menyerahkan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 2 yang telah dicap lunas kepada pemakai dana kas kecil.

f)       menyiapkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1. Dokumen-dokumen tersebut diserahkan kepada bagian utang pada saat pengajuan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.

c.       Pengisian kembali dana kas kecil

Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan apabila sisa dana kas kecil dipandang tidak akan cukup untuk memenuhi permintaan bagian-bagian pemakai dana kas kecil. Formulir dan dokumen yang diperlukan dalam pengisian dana kas kecil terdiri atas formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil, formulir bukti pengeluaran kas, dan bukti pengeluaran kas kecil beserta dokumen pendukungnya. Pihak-pihak yang terlibat dalam pengisian kembali dana kas kecil adalah pemegang dana kas kecil, bagian utang, bagian kasir, serta bagian jurnal dan laporan.

B.     MUTASI DANA KAS KECIL

Pada Mutasi atau peerubahan kas pada dasarnya terjadi akibat adanya penerimaan dan pengeluaran dana. Dana kas kecil diterima dari kas umum dan dikeluarkan melalui bagian-bagian pemakai dana.

1.      transaksi yang mengakibatkan terjadinya mutasi dana kas kecil

Transaksi yang mengakibatkan terjadinya mutasi dana kas kecil adalah sebagai berikut:

a.       transaksi pembentukan dana kas kecil sebesar jumlah menurut keputusan kepala bagian keuangan, dokumen transaksi tersebut adalah sebagai berikut:

·         bukti pengeluaran kas yang dibuat oleh bagian utang

·         surat keputusan kepala bagian keuangan sebagai dokumen pendukung

b.      transaksi pemakaian dana kas kecil melalui bagian-bagian pemakai dana, dokumen traksaksi tersebut adalah sebagai berikut:

·         bukti pengeluaran dana kas kecil yang dibuat bagian-bagian pemakai dana

·         bukti-bukti penggunaan dana seperti nota kontan, dan kuitansi yang dibuat pihak luar perusahaan sebagai dokumen pendukung.

·         surat permintaan pengeluaran dana kas kecil yang dibuat bagian-bagian pemakai sebagai dokumen pendukung

c.       transaksi pengisian kembali dana kas kecil, dokumen transaksi tersebut adalah sebagai berikut:

·         bukti pengeluaran kas yang dibuat bagian utang.

·         surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebagai dokumen pendukung, dibuat oleh bagian-bagian pemegang dana kas kecil

·         bukti pengeluaran kas kecil sebagai dokumen pendukung, dibuat oleh bagian-bagian pemakai dana kas kecil

2.      dokumen/bukti pengelolaan dana kas kecil

Setiap transaksi yang akan memengaruhi posisi saldo kas kecil, harus dicatat kedalam dokumen yang digunakan untuk mengelola administrasi dana kas kecil.

Identifikasi mutasi dana kas kecil harus didukung oleh bagian-bagian yang berkaitan dengan mutasi tersebut, agar pertanggungjawaban penggunaan dana kas kecil lebih jelas. Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan dana kas kecil adalah sebagai berikut:

a.       dokumen/bukti penerimaan kas

b.      dokumen/bukti pengeluaran kas kecil

c.       bukti kas keluar (BKK)

d.      permintaan pengeluaran kas kecil (PPKK)

e.       bukti pengeluaran kas kecil (BPKK)

f.       permintaan pengisian kembali kas kecil (PPKKK)    

3.      metode pencatatan dana kas kecil

Metode pencatatan dana kas kecil berkaitan dengan pembentukan awal kas kecil serta proses menjurnal mutasi kas kecil yang digunakan. Metode pencatatan dana kas kecil tergantung dari kebijakan akuntansi perusahaan yang telah ditetapkan, yaitu dapat menggunakan metode dana tetap (imprest fund method) maupun metode dana tidak tetap (fluctuation fund method).

a.       metode dana tetap (imprest fund method)

Didalam metode ini jumlah saldo rekening kas kecil selalu tetap, yaitu sebesar cek yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk membentuk dana kas kecil. Cek tersebut diuangkan kebank dan uangnya digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran kas kecil.

Ciri-ciri penerapan metode dana tetap pada kas kecil adalah sebagai berikut:

·         pengelola kas kecil mengumpulkan bukti-butki pengeluaran yang telah dilakukan sesuai kewenangannya. Dengan bukti-bukti tersebut, pengelola kas kecil meminta penggantian kepada kasir kas umum.

·         Penggantian dana kas kecil dilakukan denganpenarikan cek yang sama jumlahnya dengan dana kas kecil yangsudah dikeluarkan, sehingga dana kas kecil tersedia kembali.

·         Pada saat dilakukan penggantian dana kas kecil, bukti-bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam jurnal pengeluaran kas sebagai pengeluaran kas kecil.

b.      metode dana tidak tetap (fluctuation fund method)

Dalam metode dana tidak tetap (fluktuaktif), pemakaian kas kecil oleh kasir kas kecil dicatat dalam bentuk jurnal formal sehingga buku kas kecil dapat digunakan sebagai dasar dalam pencatatan dalam buku besar.dana ksas kecil tidak ditentukan dalam jumlah yang tetap, sehingga jumlah pengganti dana kas kecil (pengisian kembali) tidak harus sama dengan jumlah yang telah dikeluarkan.

4.      perhitungan fisik dana kas kecil

Perhitungan fisik dana kas kecil dilakukan oleh petugas yang tidak terkait dengan tugas pengelolaan kas kecil. Uang tunai dan benda-benda yang tergolong dalam kas kecil dihitung dan dilaporkan secara rinci mengenai jenis dan nilai persatuan. Jumlah saldo kas kecil menurut perhitungan fisik harus sama dengan saldo kas kecil menurut catatan.

5.      selisih dana kas kecil

Jika kas menurut perhitungan fisik lebih besar daripada kas menurut catatan, disebut selisih kas lebih (cash overage). Jika sebaliknya, disebut selisih kas kurang (cash shortage). Selisih kas dapat terjadi karena hal-hal berikut:

·         jumlah yang diterima atau dikeluarkan lebih besar atau lebih kecil daripada jumlah yang seharusnya dicatat, karena tidak terjadinya uang pecahan kecil.

·         kehilangan akibat kekeliruan saat transaksi pertukaran, misalnya saat memberikan uang kembali.

·         adanya uang palsu

·         kesalahan pencatatan dalam jurnal

·         sebab-sebab lain  yang sama sekali tidak diketahui

Pada akhir periode pencatatan, selisih kas lebih dianggap sebagai pendapatan dan selisih kas kurang dianggap sebagai kerugian atau beban.

C. LAPORAN MUTASI KAS KECIL

Laporan mutasi dana kas kecil merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban penggunaan dana kas kecil selama periode tertentu. Laporan mutasi dana kas kecil memuat informasi saldo awal kas kecil, penggunaan/pengeluaran kas kecil yang disertai  bukti penggunaannya, selisih kas kecil pada periode pada periode tertentu, serta pengisian kembali kas kecil.